Après autant de mois en télétravail à notre actif, nous avons désormais tous eu notre juste part d'appels par vidéoconférence avec des collègues, des clients, des membres de la famille et des amis.
Depuis le début de la pandémie, nous avons dû nous adapter rapidement, apprendre à devenir des experts des réunions virtuelles, rejoindre ou organiser des appels, et s'habituer à parler sur des écrans partagés.
Les appels avec des membres de la famille, des amis ou même des collègues peuvent se faire de façon très décontractée, mais il arrive que l’ont ait à faire des appels qui demandent un peu plus de préparation.
Voici donc quelques conseils à suivre, si vous devez vous préparer à une entrevue avec les médias, à l'ère de la visioconférence.
Préparation initiale pour l’appel
Déterminez avec quel appareil vous allez faire l’appel vidéo. Il est recommandé d’utiliser une caméra internet (ou webcam), car l’image obtenue est généralement meilleure que celle de la caméra avant d’un téléphone cellulaire ou d’une tablette.
Ensuite, il est important de préparer les lieux de l’entrevue. Commencez par cadrer correctement la caméra, ce qui vous permettra de penser au décor de votre arrière-plan.
Par exemple, évitez de pointer la caméra vers un endroit encombré d’objets afin d’offrir un décor qui ne soit pas une source de distraction pour votre interlocuteur ou pour les spectateurs (dans le cas où l’entrevue sera diffusée à la télé). Un arrière-plan virtuel peut être amusant, mais seulement s'il est pertinent pour l'histoire. Sinon, assurez-vous que le fond soit professionnel et pertinent par rapport au sujet de l'entretien.
Pensez à illuminer votre visage. Faites entrer la lumière naturelle d'une fenêtre devant vous ou sur le côté. Une lampe orientée légèrement vers votre visage fera très bien l'affaire sans toutefois vous aveugler. Il n'est pas nécessaire d'investir dans une lampe annulaire, sauf si vous souhaitez vraiment obtenir un effet supplémentaire.
Points importants à vérifier avant l’entrevue
Afin d’éviter toute distraction, assurez-vous de désactiver les notifications de tout appareil autour de vous, y compris celui utilisé pour l’entrevue (ordinateur, tablette, téléphone cellulaire, etc.), en coupant la sonnerie et la vibration. Il est recommandé de placer votre téléphone en mode « Ne pas déranger » ou, mieux, en « Mode avion » - sauf évidemment si c’est l’appareil que vous utilisez pour l’entrevue.
S’il y a lieu, éteindre ou diminuer le volume de sonnerie de votre ligne téléphonique terrestre, ainsi que toute autre source sonore (radio, téléviseur), puisque le microphone d’une caméra internet, d’un téléphone ou d’une tablette capte généralement tout le son ambiant.
Si vous utilisez un téléphone, une tablette ou un ordinateur portable, assurez-vous que celui-ci soit complètement chargé ou, mieux, branché dans une prise électrique pour qu’il ait suffisamment de charge pour la durée de l’appel.
Installez-vous dans une pièce fermée pour l’entrevue. Ceci vous permettra de fermer la porte, limitant l'accès aux animaux (et enfants !) curieux.
Avisez verbalement les autres personnes de votre domicile de ne pas vous interrompre pour toute la durée de l’entrevue, et apposez une note papier sur la porte en guise de rappel, jusqu’à ce que l’entrevue soit terminée.
Des points techniques à vérifier avant votre appel vidéo
Il y a des points techniques à vérifier avant de participer à un appel vidéo d’importance comme une entrevue, afin de vous assurer que tout se déroule bien du début à la fin.
D’abord, prenez le temps de vous familiariser avec le logiciel utilisé (Skype, Microsoft Teams, Zoom ou autre) et de le tester avant l’entrevue. Si vous le pouvez, faites un appel test avec un ami ou un collègue pour vérifier le son et l’image et demandez-lui si on entend de l’écho. Si c’est le cas, testez à nouveau en utilisant des écouteurs avec micro intégré ou seulement un micro.
Ensuite, assurez-vous de disposer d’une connexion Wi-Fi solide ou, mieux, une connexion filaire si vous utilisez un ordinateur portable ou de bureau. Saviez-vous que l’utilisation du micro-ondes interfère avec votre réseau Internet ? Imaginez !
Quelques trucs pour bien paraître durant une entrevue virtuelle
Dès le début de l’appel, demandez à votre interlocuteur si la qualité de l’image est bonne et s’il vous entend bien. Il arrive que la caméra ne soit pas réglée automatiquement à une qualité d’image optimale, ou que votre microphone ne soit pas réglé à un niveau de volume suffisant.
N’oubliez pas de regarder directement la caméra, pour donner l’impression de vraiment vous adresser à votre interlocuteur – ou aux spectateurs, si l’entrevue est diffusée. Autant que possible, évitez de regarder ailleurs dans la pièce et ne fixez pas vos notes.
Bien que ce soit instinctif pour plusieurs d’entre nous, on ne le répètera jamais assez : Personne n’est jamais trop habillé !
Habillez-vous comme vous si vous alliez rencontrer en personne. Dans le monde virtuel d’aujourd’hui, la façon dont vous vous présentez à l’écran peut avoir une incidence sur la perception de votre marque, et par conséquent l’expérience que vous offrez.
Comme règle générale, si vous ne le portez pas au bureau, vous ne devriez pas le porter en entrevue virtuelle. Optez le plus possible pour des couleurs neutres, car des vêtements tout en blanc ou tout en noir pourraient donner du fil à retordre aux contrastes de votre caméra.
Évitez les vêtements à motifs, aux couleurs trop criardes ou à image ou slogan trop personnels et explicites. Au fond, vous voulez que l’attention soit portée sur votre message et non sur vos vêtements.
Les entrevues virtuelles avec les médias
Afin de respecter les mesures de distanciation sociale, mêmes les médias choisissent d'organiser des interviews via des conférences téléphoniques, ce qui est une option beaucoup plus sûre que d'avoir des invités en studio ou même sur la rue.
Ce qu’il faut retenir lors d’une entrevue par vidéoconférence
Se soucier de chaque petit détail d’une entrevue virtuelle ne fait pas de vous une personne prétentieuse, au contraire ! Vous avez à cœur votre réputation professionnelle.
Si vous avez besoin de quelqu'un pour vous aider à bien vous préparer à faire des entrevues par vidéoconférence en vous fournissant des conseils pratiques et personnalisés, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Notre équipe d’experts sera ravie de vous « voir » et de vous aider !