On ne le répètera jamais assez : une communication interne efficace est l’armature d’une organisation.
Il fut un temps où la communication interne en entreprise se résumait le plus souvent à des messages unidirectionnels provenant des hautes sphères. Heureusement, les mentalités ont évolué et les entreprises valorisent maintenant les échanges entre les divers niveaux organisationnels. Dorénavant, le dialogue est de mise !
Plus récemment, avec les bouleversements professionnels générés par la pandémie et la généralisation du télétravail, la communication interne s’est heurtée à toute sorte de défis.
Avec les impondérables de cette nouvelle réalité, savez-vous si votre communication interne est vraiment efficace et si votre culture interne est assez mobilisante ?
Les protocoles à l’interne ne se résument pas à donner des directives aux équipes en poste. Il s’agit d’un rôle partagé entre les gestionnaires et le personnel. Et afin de dresser une politique de communication interne qui fait ses preuves, il faut développer des stratégies en phase avec la gouvernance.
Avant la mise en place d’une gouvernance : le diagnostic
Faites d’abord de l’ordre dans votre approche actuelle en effectuant un audit de communication. Évaluez l’état de la communication interne au sein de votre entreprise, identifiez les points forts, les faiblesses et ce qui doit être amélioré.
Définissez les objectifs souhaités, les attentes, les procédures ainsi que les canaux à utiliser. Ajuster vos lignes directrices en ce sens.
Établissez les rôles et responsabilités dans votre milieu de travail. De qui relève la conception, la rédaction, l’approbation, la diffusion, la prise de décision, la gestion en matière de communication ? Qui s’occupera de contrôler la qualité des communications produites par l’entreprise ? Les ressources humaines, le service des communications ? Une seule personne ayant un rôle hybride ?
Gardez en tête que les stratégies de communication interne ont pour objectif d’informer l’équipe, de maintenir la mobilisation du personnel, de bâtir et conserver une culture d’entreprise positive ainsi que d’uniformiser les messages clés à travers la compagnie. Et n’oubliez pas que votre plan devrait être évolutif !
Les répercussions du télétravail
Depuis la généralisation du télétravail en 2020, puis du mode hybride qui a suivi, la communication interne est devenue un enjeu de premier plan. De nombreux milieux professionnels sont passés par une refonte de leur gouvernance en communication interne.
« La pandémie a transformé la façon dont les dirigeants communiquent avec leurs employés. Le travail à distance a renforcé le besoin d'une communication claire, transparente et empathique, accentuant l'importance de l'écoute active et de la flexibilité dans les interactions professionnelles. » affirme Miriam Lauzon, vice-présidente et codirectrice de Capital-Image.
Même à distance, les communications demeurent indispensables : on doit pouvoir contacter les employé·es, préserver l’efficacité au travail, les impliquer et maintenir un climat d’entraide et s’assurer que personne ne se sent isolé.
On doit aux outils technologiques la possibilité de rassembler et solidifier les équipes malgré l’éloignement. Dorénavant, tout le monde a accès à plusieurs outils permettant d’échanger presque en tout temps.
Avec cette prise de contact facile, l’hyperconnectivité est devenue presque inévitable. C’est pourquoi des débordements ont pu survenir au seins d’entreprises, d’où l’importance d’instaurer de bonnes pratiques en communication interne.
Si le sujet des communications à l’ère du télétravail vous intéresse, nous vous invitons à jeter un coup d’œil à notre blogue sur la communication avec ses collègues en mode de travail hybride et qui comprend de bons conseils pour obtenir des communications internes efficaces.
Les outils collaboratifs
Vous les utilisiez peut-être déjà avant la pandémie, mais depuis 4 ans, les outils collaboratifs sont devenus essentiels pour la communication interne. Ils simplifient grandement les échanges.
Les visioconférences, messageries instantanées et outils collaboratifs (comme Slack, Asana et Trello) permettent de transmettre rapidement ou centraliser les informations et de cibler les personnes impliquées plus directement dans un projet.
Déterminez comment les membres du personnel devront communiquer, quels canaux ils utiliseront pour quels besoins, de manière à éviter la confusion et le surplus d’information. Veillez à ce que la politique de communication interne soit appliquée de manière cohérente dans l’ensemble de l’organisation.
En parallèle, les personnes en poste doivent être bien sûr outillées, surtout si elles travaillent à la maison et n’ont pas accès à tout l’équipement du bureau. De plus, toutes les solutions technologiques ne sont pas forcément adaptées à tous vos besoins ni à tous vos employé·es.
Bien s’ajuster aux outils
Comment faciliter l’intégration à ces nouveaux écosystèmes ? Organisez des formations, transmettez clairement l’information et produisez de la documentation rédigée de manière intéressante et mobilisante.
Peu importe les stratégies et les outils sélectionnés, vous devrez prévoir des périodes d’essais et des ajustements.
Mettez en place des mécanismes permettant d’évaluer et d’adapter les plateformes utilisées. Les rétroactions demeurent essentielles pour comprendre ce qui fonctionne ou non.
Définissez des indicateurs et des mesures de performance (indicateurs internes, taux d’engagement et de participation, processus de rétroaction, niveaux de performance, etc.).
Et n’hésitez pas à revoir votre gouvernance interne afin de l’adapter à la réalité changeante du marché et aux besoins de votre personnel.
La surabondance de communications : gare aux excès
Mais trop communiquer n’est guère mieux. Votre plan interne doit permettre de trouver un juste équilibre entre le partage d’informations pertinentes, l’autonomie des équipes, la productivité de vos employés et les canaux à employer.
Avec l’adoption d’outils de travail collaboratif, les directions tout comme les membres de l’entreprise se sont mis à créer abondamment de contenu et de messages internes. La communication est devenue plus spontanée, instantanée et parfois excessive.
Les lignes directrices permettent d’éviter les abus, de bien cibler à qui s’adressent le contenu et à mieux le contrôler.
Préserver l’authenticité, la cohérence et la culture d’entreprise
Toute gouvernance en communication devrait cibler des pratiques visant à maintenir l’authenticité des messages tout en adoptant une approche humaine. Ces stratégies permettent de transmettre les valeurs de la compagnie de manière plus personnalisée.
Moteur pour interpeller le personnel, la communication interne va de pair avec la culture d’entreprise et une marque employeur forte. En effet, l’équipe agit à titre d’ambassadeur de la firme, tant à l’externe qu’à l’interne.
C’est là que le potentiel du storytelling (aussi appelé communication narrative) prend tout son sens. Ce type de communication a pour caractéristique de captiver les auditoires en créant un lien émotionnel avec le récepteur.
Il donne du sens aux interactions et une voix aux membres du personnel. Il permet de solidifier les liens entre collègues, renforcer la confiance, susciter l’intérêt et favoriser le changement de mentalités et le bien-être au travail. Il agit sur la créativité, l’innovation au travail, le partage d’idées et l’atteinte d’objectifs communs, et ce, tout en contribuant à la culture d’entreprise et à la cohérence des discours à l’interne.
Et une équipe plus soudée sera plus efficace et plus productive !
Tous les types d’entreprises, quels que soient leur taille et leur champ d’expertise, gagnent à se munir d’un plan de communication interne efficace. C’est réellement la voie à suivre pour optimiser les activités de votre entreprise.
Vous cherchez de l’aide pour redéfinir les lignes directrices en communications internes, les bonnes pratiques en gouvernance ou pour vos besoins en audit de communication ? Nous avons des solutions à vous proposer.